Restauracja musi mieć kasę fiskalną online od pierwszej sprzedaży, bo w gastronomii stacjonarnej obowiązek kas online obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku. Zamiast tradycyjnej kasy można używać kasy wirtualnej, czyli oprogramowania fiskalnego na urządzeniu z certyfikatem, co obniża koszt startu. Krajowy System e-Faktur obejmuje faktury między firmami: od 1 lutego 2026 dla firm z obrotem powyżej 200 milionów złotych, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych. Paragony dla gości nie przechodzą przez KSeF.

Jaką kasę trzeba mieć

Kasę online, która przesyła dane sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas. Kasy z papierową lub elektroniczną kopią nie są dopuszczone w nowych placówkach gastronomicznych. Kasę trzeba ufiskalnić przed pierwszą sprzedażą, a kupując ją w terminie, można odliczyć 90 procent ceny netto, nie więcej niż 700 złotych na każde stanowisko.

Czym jest kasa wirtualna

Oprogramowaniem fiskalnym zainstalowanym na urządzeniu, na przykład terminalu lub tablecie, z certyfikatem Głównego Urzędu Miar. Zastępuje fizyczną drukarkę fiskalną. Została dopuszczona rozporządzeniem Ministra Finansów z 2020 roku dla wybranych branż, w tym gastronomii. Zaleta: jedno urządzenie zamiast kasy, drukarki i terminala, niższy koszt startu, brak obowiązku wymiany urządzenia po zapełnieniu pamięci. Warunek: oprogramowanie z aktualnym certyfikatem.

Co zmienia KSeF dla restauracji

KSeF dotyczy faktur wystawianych innym firmom i instytucjom. Restauracja wystawia je klientom biznesowym, cateringowi dla firm, przy imprezach firmowych. Te faktury muszą trafić do systemu. Sprzedaż dla gości indywidualnych, czyli większość obrotu restauracji, nadal dokumentuje paragon z kasy. Wniosek: system sprzedaży w restauracji musi umieć wystawić fakturę do KSeF, ale codzienna sprzedaż paragonowa nie zmienia się. Sankcje za brak faktur w KSeF obowiązują od 2027 roku.

Jakie terminy obowiązują

Kasa online: od pierwszej sprzedaży, bez wyjątków dla gastronomii. KSeF: od 1 lutego 2026 dla podatników z obrotem powyżej 200 milionów złotych w 2024 roku, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych firm ze sprzedażą do 10 tysięcy złotych miesięcznie. Kary od 1 stycznia 2027. Faktury z paragonów z NIP do 450 złotych mają osobne zasady przejściowe. Terminy wymagają weryfikacji przed publikacją, bo były już przesuwane.

O czym pamiętać przy wyborze systemu sprzedaży

Czy system obsługuje kasę wirtualną albo integruje się z drukarką fiskalną online. Czy wystawia faktury do KSeF bez ręcznego przepisywania. Czy raportuje sprzedaż w podziale na stawki VAT, bo w gastronomii są różne. Czy integruje się z platformami dowozowymi i terminalem płatniczym. System sprzedaży wybiera się raz na kilka lat, więc warto sprawdzić to przed zakupem, nie po.

Jak ten etap wygląda we franczyzie

Franczyzobiorca Sphinx dostaje system sprzedaży w standardzie sieci, zgodny z wymogami kas online i KSeF, zintegrowany z programem lojalnościowym, dowozem i raportowaniem do centrali. Nie wybiera go sam i nie sprawdza zgodności, bo robi to sieć dla wszystkich lokali naraz.